Oddelenie organizačné, správy registratúry a komunikácie so samosprávou
Informácie
Na úseku organizačnom
- organizačne a materiálne zabezpečuje zasadnutia miestnej rady a miestneho zastupiteľstva (zber materiálov, príprava pozvánky, expedícia pozvánky a materiálov a zverejnenie na webovom sídle obce a 11 informatívnych tabuliach v mestskej časti, zabezpečenia servisu občerstvenia,
- vypracúva samostatné materiály na rokovania miestnej rady a miestneho zastupiteľstva, týkajúce sa agendy oddelenia,
- sumarizuje návrhy uznesení pre rokovania miestneho zastupiteľstva a miestnej rady, vedie ich evidenciu, sleduje a vyhodnocuje plnenie uznesení,
- zabezpečuje výstupy z rokovania miestnej rady a miestneho zastupiteľstva (uznesenia, prezenčné listiny, zápisnice, zvukové záznamy, hlasovania, interpelácie, zverejnenie výstupov na webovom sídle obce a pod.),
- spolupracuje so zapisovateľmi komisií miestneho zastupiteľstva pri príprave rokovaní komisií po organizačnej a materiálnej stránke (zabezpečuje rezerváciu zasadacích miestností, zabezpečuje občerstvenie na rokovanie komisií, eviduje pozvánku a zápisnicu komisie a zabezpečuje ich zverejnenie na webovom sídle obce),
- spracúva podklady pre výplatu odmien zapisovateľom komisií a členom komisií z radov občanov - neposlancov,
- vypracováva podklady do rozpočtu mestskej časti v položke „poslanci miestneho zastupiteľstva" a sleduje jej čerpanie,
- vedie evidenciu všeobecne záväzných nariadení a s tým súvisiacu agendu pre mestskú časť,
- organizačne zabezpečuje prípravu volieb do zákonodarného zboru, orgánov samosprávy, voľby prezidenta SR, voľby do Európskeho parlamentu, voľby do orgánov samosprávnych krajov, referendum,
- organizačne zabezpečuje v spolupráci so Štatistickým úradom sčítanie obyvateľov, domov a bytov,
- zabezpečuje vykonávanie zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov v zmysle „Postupu Miestneho úradu mestskej časti Bratislava-Ružinov pri podávaní, vybavovaní a archivovaní žiadostí o informáciu",
- pripravuje harmonogram stretnutí obyvateľov mestskej časti s poslancami miestneho zastupiteľstva.
Na úseku komunikácie so samosprávou
- spolupracuje a komunikuje s ústrednými orgánmi štátnej správy, orgánmi štátnej správy a samosprávy, inštitúciami, právnickými a fyzickými osobami v oblastiach patriacich do pôsobnosti miestneho úradu,
- plní vybrané úlohy a povinností delegované z úrovne starostu, predovšetkým vo vzťahu k štátnej správe a samospráve a organizačným útvarom miestneho úradu a poslaneckému zboru,
- vytvára podmienky podporujúce rozvoj spolupráce medzi verejným, súkromným a mimovládnym sektorom za účelom koordinovania rozvoja mestskej časti.
Na úseku správy registratúry
- spracúva registratúrny poriadok a registratúrny plán miestneho úradu, vrátane jeho predloženia na odsúhlasenie príslušnému archívnemu orgánu,
- zabezpečuje školenia a usmerňovanie zamestnancov v súvislosti s registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom,
- koordinuje všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry,
- zodpovedá za komplexné zabezpečenie ochrany odbornej správy písomnosti v spolupráci s jednotlivými zamestnancami úradu,
- usmerňuje správnu evidenciu písomnosti v podateľni a na jednotlivých odborných útvaroch,
- zodpovedá za písomnosti (ich označenie registratúrnou značkou a lehotou), spolu s podacími denníkmi a inou evidenciou od odborných útvarov, ukladanie, zapožičiavanie a ochranu písomností v registratúrnom stredisku,
- spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov,
- zabezpečuje oprávneným osobám nazeranie do spisov a vypožičiavanie spisov, vedie evidenciu vypožičaných a vrátených písomnosti,
- vypracováva zápisy o výsledku šetrenia príčin zničenia, poškodenia alebo straty písomnosti z registratúrneho strediska a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry,
- zodpovedá za plánovité vyraďovanie písomnosti z registratúrneho strediska podľa platných právnych predpisov (t. č. zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov),
- spracúva vyraďovacie zoznamy, ktoré predkladá vyraďovacej komisii na posúdenie, či sa písomnosti môžu stať predmetom vyraďovacieho konania, ďalej zoznamy predkladá príslušnému archívnemu orgánu na posúdenie,
- vedie evidenciu skartovaných písomnosti,
- spracúva zoznam písomností na odovzdanie príslušnému archívnemu orgánu a dohodne termín, odvoz a odovzdania písomností.